Datenschutzhinweise für die SJW-Plattform

Stand: 2026-10-30-2. Gilt für die Plattform (Konto, Registrierung, Verwaltung) sowie die Apps SJW BI, SJW PIM, SJW ERP, SJW Taxes und SJW Connect. Für unsere Website sjworks.de gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

SJ Works, Sean Justus, Kaiser-Friedrich-Ring 17, 65185 Wiesbaden, hello@sjworks.de. Für die Daten, die unsere Kunden in den Apps verarbeiten (z. B. Wawi-, Produkt-, Lieferanten-, Kunden- und Zahlungsdaten), ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. SJ Works handelt dort als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des AVV.

2. Konto, Firma und Vertrag

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle, Zeitpunkt der Anlage und der letzten Anmeldung, Zwei-Faktor-Einstellungen und Passkeys (nur öffentliche Schlüssel).
• Firma: Firmenname, Rechnungsanschrift, Rechnungs-E-Mail, USt-IdNr., freiwillige Kontaktangaben, gebuchte Apps und deren Status.
• Nachweise: die Zustimmung zu AGB und AVV sowie die Bestätigung, als Unternehmer im Sinne von § 14 BGB zu handeln, jeweils mit Version, Zeitpunkt, zustimmendem Nutzer und – bei der Zustimmung zu neuen Fassungen – der gekürzten IP-Adresse (IPv4 ohne den letzten Block, IPv6 nur die ersten drei Gruppen). Die Datenschutzhinweise nehmen Sie zur Kenntnis; eine Zustimmung ist dafür nicht erforderlich.
• Sicherheit: Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen (Audit-Log), IP-Adresse bei Anmeldeversuchen zur Abwehr von Angriffen (nur im Arbeitsspeicher des Servers).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Vertragsanbahnung), lit. c (gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungsdaten) und lit. f (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

Warteliste: Nach der Registrierung steht ein neues Konto zunächst auf der Warteliste, bis wir es freischalten. Dazu sehen wir in unserem Betreiber-Bereich Firmenname, Namen und E-Mail-Adressen der Registrierung und die vorgemerkten Apps; unsere Betreiber erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail mit Firmenname und Link. Lehnen wir eine Registrierung ab, erhalten die Administratoren der Firma eine kurze Mitteilung per E-Mail, und wir löschen Firma und Konten sofort. Wird ein Konto nicht innerhalb von 12 Monaten freigeschaltet, löschen wir Firma und Konten automatisch.

Schutz vor automatisierten Registrierungen: Das Registrierungsformular enthält ein für Menschen unsichtbares Feld und einen signierten Zeitstempel. Füllt ein Programm das Feld aus oder wird das Formular unrealistisch schnell abgeschickt, nehmen wir die Registrierung nicht an. Dafür setzen wir keine Cookies, binden keine Drittanbieter ein und speichern keine zusätzlichen Daten.

Pflichtangaben (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO): Für die Registrierung und den Vertragsschluss sind Firmenname, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort oder die Anmeldung mit Google sowie die Bestätigung der Unternehmereigenschaft erforderlich; für ein kostenpflichtiges Abo zusätzlich die Rechnungsangaben und ein Zahlungsmittel (bei Stripe). Ohne diese Angaben können wir kein Konto anlegen und keinen Vertrag schließen. Weitere Angaben sind freiwillig, soweit sie im Formular nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet sind.

3. Anmeldung mit Google

Wählen Sie „Mit Google anmelden“ bzw. „Mit Google registrieren“, leiten wir Sie zu Google weiter. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Nach Ihrer Anmeldung bei Google erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Angabe, ob Google die Adresse bestätigt hat (email_verified). Damit legen wir Ihr Konto an oder ordnen die Anmeldung Ihrem bestehenden Konto mit derselben, von Google bestätigten Adresse zu. Zugriffstokens von Google speichern wir nicht.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anmeldung und Nutzung des Kontos auf Ihren Wunsch).
• Die Anmeldung bei Google selbst verarbeitet Google in eigener Verantwortung. Dabei kann eine Übermittlung an Google LLC in den USA stattfinden; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission).
• Die Anmeldung mit Google ist freiwillig; Sie können sich stattdessen mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren.

4. Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Server (Hetzner, Deutschland) technisch bedingt Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und schreibt diese Angaben in Protokolldateien. Zweck sind die Auslieferung der Seiten, die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Die Protokolldateien haben eine feste Höchstgröße und werden fortlaufend überschrieben (Rotation); wie lange ein Eintrag erhalten bleibt, hängt deshalb vom Aufkommen ab. Eine Auswertung zu anderen Zwecken oder eine Zusammenführung mit Ihrem Konto findet nicht statt.

Für unsere Download-Seite download.sjworks.de (Programme wie SJW Print und deren Update-Prüfung) speichern wir die IP-Adresse im Protokoll nur gekürzt. Programme von SJ Works senden bei der Update-Prüfung nur die abgefragte Programmversion, keine Nutzungs- oder Absturzdaten.

5. Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): die Anmeldesitzung (sjw.session-token), Schutz vor Formularmissbrauch (sjw.csrf-token), das Rücksprungziel nach der Anmeldung (sjw.callback-url) und in SJW PIM die Sitzungsverlängerung (pdm_refresh). In SJW BI merkt sich sjw_bi_ebenen die von Ihnen gewählte Aufschlüsselung je Bericht (nur Berichts- und Ebenennamen, 1 Jahr). Beim Verbinden eines Shopify-Shops mit SJW Taxes setzen wir für höchstens eine Stunde verschlüsselte Cookies für den Verbindungsvorgang (sjw.shopify.oauth, sjw.shopify.install). In Browsern von Betreiber-Konten markiert sjw_notrack, dass deren eigene Besuche nicht gezählt werden. Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken setzen wir auf der Plattform nicht. Schriften und unsere eigenen Skripte liegen auf unserem Server.

In SJW Warehouse (Lager im Browser auf Handy oder Tablet) kommen zwei technisch notwendige Cookies hinzu, beide nur für den Bereich Warehouse: sjw_wh_mobil merkt sich, dass es sich um ein Mobilgerät handelt (dafür prüft der Browser einmalig, ob das Gerät einen Touchbildschirm und keine Maus hat; Inhalt nur „1“, 180 Tage), und sjw_wh_geraet hält die Kopplung des Geräts mit dem Lager des Kunden, die eine Scanner-Lizenz belegt (zufällige Kennung, im ERP nur als Hash gespeichert, 180 Tage, nicht per Skript lesbar). Zum gekoppelten Gerät speichern wir im ERP des Kunden den vergebenen Gerätenamen, den Nutzer, der es gekoppelt hat, und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Beim Abmelden des Geräts wird die Kopplung beendet und das Cookie gelöscht.

Bearbeiten Sie in SJW ERP einen Datensatz, speichern wir Ihre noch nicht gespeicherten Änderungen als Entwurf im Speicher Ihres Browsers (localStorage), damit sie bei einem Abbruch nicht verloren gehen. Der Entwurf bleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns übertragen. Er wird beim Speichern, Verwerfen oder Abmelden gelöscht, spätestens 7 Tage nach der letzten Änderung. Passwörter, Zugangsdaten und Bankverbindungen werden nie als Entwurf gespeichert.

6. Reichweitenmessung

Um zu verstehen, welche Seiten und Funktionen der Plattform, der Apps und von App Ops (Betreiber-Bereich) genutzt werden, betreiben wir eine eigene, cookielose Reichweitenmessung auf unserem Server in Deutschland (Hetzner). Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert. Unser Skript übermittelt nur die Adresse der aufgerufenen Seite, die verweisende Seite und gegebenenfalls ein Ereignis; Eigenschaften Ihres Geräts wie Bildschirm- oder Fenstergröße fragt es nicht ab.

• Gespeichert werden: aufgerufene Seite (ohne persönliche Bestandteile: Links mit Tokens und IDs werden vor dem Speichern gekürzt, von der Adresse bleiben nur utm-Kampagnenparameter), die verweisende Website (nur der Domainname), grobe Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerätetyp, die unser Server aus dem ohnehin übertragenen User-Agent ableitet, sowie einzelne Ereignisse wie „Registrierung“ oder „App gebucht“.
• Ihre IP-Adresse und den vollständigen User-Agent speichern wir nicht. Um Besucher eines Tages zählen zu können, bilden wir aus gekürzter IP-Adresse, User-Agent und einem täglich wechselnden Zufallswert einen Hash; der Zufallswert wird nach spätestens 2 Tagen gelöscht, sodass Besuche an verschiedenen Tagen nicht miteinander verknüpft werden können. Die Daten werden keinem Konto zugeordnet.
• Haben Sie in Ihrem Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ aktiviert, findet keine Messung statt.
• Speicherdauer: 13 Monate, danach automatische Löschung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die bedarfsgerechte Gestaltung und Verbesserung unseres Angebots. Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), z. B. über die genannten Browser-Einstellungen oder per E-Mail.

7. Kein Google Analytics auf der Plattform

Auf der Plattform und in den Apps setzen wir Google Analytics nicht ein. Nur unsere Website sjworks.de nutzt Google Analytics, und zwar ausschließlich nach Einwilligung; Einzelheiten dazu stehen in der Datenschutzerklärung der Website.

8. Feedback

Über den Feedback-Knopf in den Apps und in App Ops können Sie uns Fehler und Ideen schicken. Wir verarbeiten dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Text, die Art des Feedbacks, die Seite, auf der Sie es senden (Pfad, Titel, Adresse; automatisch ergänzt), Browser-Angaben (Fenstergröße und User-Agent), Ihre Rolle sowie – nur wenn Sie diese hinzufügen – bis zu drei Bilder oder Screenshots. Bitte nehmen Sie keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Ihrer Endkunden) in Screenshots auf.

• Zweck: Fehler beheben und das Angebot verbessern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an fehlerfreier Software).
• Das Feedback wird auf unserem Server gespeichert. Wir erhalten nur eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link; Text und Bilder sind darin nicht enthalten.
• Rückfragen und Antworten: Haben wir eine Rückfrage zu Ihrem Feedback, sehen Sie diese im Konto unter „Feedback“ und können dort antworten. Rückfragen, Ihre Antworten und unsere Notiz, was umgesetzt wurde, speichern wir beim Feedback. Über eine Rückfrage bzw. die Umsetzung informieren wir Sie, über Ihre Antwort uns, jeweils per E-Mail nur mit einem Link, ohne den Inhalt.
• Solange ein Feedback nicht abgeschlossen ist, können Sie (bzw. die Administratoren Ihrer Firma) seinen Text im Konto ändern – der bisherige Text wird dabei überschrieben – oder es samt Bildern löschen. Änderung und Löschung vermerken wir ohne Inhalt im Audit-Log.
• Speicherdauer: Bilder 180 Tage, Feedback-Text mit Rückfragen und Antworten sowie die E-Mail-Adresse 24 Monate, danach automatische Löschung. Löschen Sie Ihr Konto selbst oder wird Ihre Firma gelöscht, löschen wir das Feedback sofort mit.

9. System-E-Mails

Für Bestätigungen, Einladungen, Passwort-Links und Hinweise zum Konto versenden wir E-Mails über STRATO (Abschnitt 14). Zu jeder versandten E-Mail protokollieren wir Empfänger, Art der E-Mail, Zeitpunkt und Versandstatus, nicht aber Betreff, Inhalt oder Links; das Protokoll wird nach 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Protokoll lit. f (Nachweis und Fehlersuche beim Versand).

10. Zahlungen und Buchhaltung

Abos (nach der Beta) rechnen wir über Stripe ab; Zahlungsdaten gibt der Kunde direkt bei Stripe ein, wir erhalten sie nicht. Von Stripe übernehmen wir Rechnungsnummer, Kundenname, Beträge, Steuerstatus, Zahlungsdatum und die Rechnungs-PDF. Diese Rechnungsbelege übertragen wir in unsere Buchhaltung bei der sevDesk GmbH. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB (Aufbewahrung von Buchungsbelegen für 10 Jahre).

11. SJW Taxes – Shopify Payments, PayPal und DATEV

Verbindet ein Kunde seinen Shopify-Shop über die App „SJW Connector“ (oder eine eigene App) mit SJW Taxes, lesen wir mit Lesezugriff (Berechtigungen read_shopify_payments_accounts und read_shopify_payments_payouts) die Shopify-Payments-Transaktionen des Shops: Betrag, Währung, Datum, Art der Transaktion (z. B. Zahlung, Erstattung, Auszahlung), Gebühren, Transaktions-ID sowie Bestellnummer und Bestell-ID. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen oder Zahlungsdaten von Endkunden des Shops rufen wir nicht ab.

Hinterlegt ein Kunde die Zugangsdaten seiner PayPal-REST-App, rufen wir über die PayPal-Transaktionssuche nur die Transaktionsangaben ab (transaction_info: Transaktions-ID, Datum, Art, Status, Betrag, Gebühr, Währung, Rechnungs- bzw. Bestellreferenz). Angaben zum Zahler (Name, E-Mail-Adresse, Anschrift) fragen wir nicht ab.

Die daraus erzeugten Buchungen lädt der Kunde als DATEV-Datei herunter oder lässt sie auf eigene Anweisung (Knopf „An DATEV übertragen“, Anmeldung mit seinem DATEV-Zugang) an seinen DATEV-Mandanten übertragen. Beim Übertragen (DATEV-Buchungsdatenservice) senden wir den Buchungsstapel an die DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg: Belegnummer und -datum, Beträge, Konten einschließlich Debitorennummer, Buchungstext (auf Wunsch des Kunden mit dem Firmennamen des Endkunden) und bei EU-Lieferungen die USt-IdNr. des Endkunden. Die Anmeldung bei DATEV gilt nur für den gewählten DATEV-Mandanten; wir speichern dafür ein verschlüsseltes Erneuerungstoken, das beim Trennen bei DATEV widerrufen wird. Verbundene Anwendungen kann der Kunde auch direkt bei DATEV einsehen und widerrufen. DATEV, PayPal und Shopify sind dabei Dienstleister des Kunden, nicht unsere Unterauftragsverarbeiter.

• Zweck: Abgleich der Zahlungen und Gebühren mit den Rechnungen aus der Warenwirtschaft und Erstellung der Buchungen für den DATEV-Export bzw. die Übertragung an DATEV. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter des Kunden (Abschnitt 1, AVV).
• Speicherung: Die Transaktionen werden bei jedem Abruf direkt von Shopify bzw. PayPal gelesen und nicht dauerhaft gespeichert, außer als Teil der vom Kunden erzeugten DATEV-Buchungen (Belegnummern bzw. Transaktions-IDs exportierter Buchungen). Zugriffstoken, PayPal-Secret und das DATEV-Refresh-Token speichern wir verschlüsselt. Für die App „SJW Connector“ gibt Shopify ein kurzlebiges Zugriffstoken (rund eine Stunde) und ein Erneuerungstoken (bis zu 90 Tage, wird bei jeder Erneuerung ersetzt) aus; beide speichern wir verschlüsselt und nur, um den Zugriff auf den Shop ohne erneute Anmeldung aufrechtzuerhalten.
• Seite im Shopify-Admin: Öffnet der Kunde SJW Taxes im Shopify-Admin, lädt sein Browser nach Vorgabe von Shopify die Bibliothek „App Bridge“ von Shopify (cdn.shopify.com); dabei erhält Shopify die üblichen Verbindungsdaten wie die IP-Adresse. Wir setzen auf dieser Seite keine Cookies und speichern dort keine personenbezogenen Daten.
• Belegbilder: Lädt der Kunde die Belegbilder seiner Ausgangsrechnungen, Stornos und Rechnungskorrekturen hoch (z. B. als ZIP aus JTL) oder ruft SJW Taxes sie aus seinem SJW ERP ab, speichern wir sie verschlüsselt (AES-256-GCM) in der Plattform-Datenbank auf unserem Server in Deutschland, getrennt je Kunde. Sie enthalten Daten seiner Endkunden (Name, Anschrift, ggf. USt-IdNr., Bestellpositionen). Zweck ist der Belegnachweis zu den Buchungen und – sobald verfügbar – die Übertragung an DATEV im Auftrag des Kunden. Den ursprünglichen Dateinamen speichern wir nicht.
• Trennen und Deinstallation: Trennt der Kunde eine Verbindung oder deinstalliert er die App im Shop, löschen wir die zugehörigen Zugangsdaten. Löschanfragen von Shopify (Datenschutz-Webhooks) beantworten wir; Endkundendaten liegen dafür bei uns nicht vor.

12. SJW Connect

Bei SJW Connect übertragen wir Artikel-, Preis-, Bestands- und Versanddaten auf Weisung des Kunden in dessen eigenen Shopify-Shop. Wir handeln dabei als Auftragsverarbeiter des Kunden; Shopify ist Dienstleister des Kunden, maßgeblich ist sein Vertrag mit Shopify. Der Zugriff läuft über eine eigene App des Kunden oder über unsere App „SJW Connector“; deren Zugriffstoken und Erneuerungstoken (Abschnitt 11) speichern wir verschlüsselt und löschen sie, sobald der Kunde die App im Shop deinstalliert. Mit der Datenquelle SJW ERP und Shopify Plus (B2B) übertragen wir zusätzlich Firmenkunden mit Namen und E-Mail-Adressen ihrer Ansprechpartner aus dem ERP nach Shopify. SJW Connect selbst speichert davon nur Zuordnungsnummern (Shopify-ID zu ERP-Nummer), keine Namen oder Adressen.

13. SJW ERP – Shopify-Bestellungen, Versand, Dropshipping, Kontoauszüge und Dateiabruf

Im SJW ERP verarbeiten wir die Daten des Kunden (u. a. Kunden, Aufträge, Lieferanten) als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 1, AVV). Die Daten liegen in einer eigenen Datenbank des Kunden auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland. Folgende Funktionen übernehmen Daten aus anderen Systemen, übermitteln Daten an Dritte oder rufen Daten von Dritten ab, jeweils nur, wenn der Kunde sie einrichtet und auslöst:

• Bestellimport aus Shopify: Verbindet der Kunde seinen Shop über unsere App „SJW Connector“, übernimmt das ERP neue Bestellungen als Aufträge. Dabei speichern wir von den Endkunden des Kunden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben), Firma, Rechnungs- und Lieferadresse einschließlich Adresszusatz, die Bestellnotiz sowie die Bestelldaten (Positionen, Beträge, Versand- und Zahlungsart); die Shopify-Bestellnummer speichern wir als externe Auftragsnummer. Wählt der Kunde es bei der Einrichtung, übernimmt das ERP außerdem einmalig die schon vorhandenen Kunden (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standardadresse) und Bestellungen aus seinem Shop; erledigte Bestellungen werden als schreibgeschützte Altvorgänge gespeichert. Zweck ist die Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und der Versand durch den Kunden. Gelöscht werden die Daten nach Vorgabe des Kunden; Rechnungen bewahrt er nach den gesetzlichen Fristen auf. Der Abgleichdienst selbst speichert davon nur Zuordnungsnummern, keine Namen oder Adressen; die Zugangsdaten zum Shop siehe Abschnitt 11.
• Marktplätze: Verbindet der Kunde ein Verkäuferkonto bei einem Marktplatz (z. B. Kaufland), übernimmt das ERP dessen Bestellungen als Aufträge, mit Name, Liefer- und Rechnungsanschrift des Käufers und den Bestelldaten; eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nur, soweit der Marktplatz sie liefert. Zurück an den Marktplatz gehen Bestände, Versandmeldungen mit Sendungsnummer und – soweit der Kunde es nutzt – Rechnungen. Der Marktplatz ist Dienstleister des Kunden; es gelten dessen Bedingungen. Verlangt ein Marktplatz kürzere Fristen oder meldet er die Löschung eines Käuferkontos, löschen bzw. anonymisieren wir die Käuferdaten entsprechend; Rechnungen bewahrt der Kunde nach den gesetzlichen Fristen auf. Die Zugangsdaten zum Verkäuferkonto speichern wir verschlüsselt.
• Dropshipping: Gibt der Kunde einen Auftrag an einen von ihm bestimmten Dropshipping-Lieferanten frei, übermitteln wir diesem per E-Mail eine CSV-Datei mit Bestell- und Artikeldaten sowie Firma, Name und Lieferadresse des Empfängers. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Shop-Bestellnummer gehen nur mit, wenn der Kunde das eingestellt hat, Preise nie. Die Übermittlung erfolgt im Auftrag des Kunden; die übermittelten Dateien bewahren wir 90 Tage auf, danach werden sie automatisch gelöscht (das Übermittlungsprotokoll bleibt ohne Personendaten). Hinweise an Endkunden (z. B. bei Teillieferung oder Storno) versendet das ERP nur, wenn der Kunde sie auslöst.
• Versand mit DHL, DPD oder UPS: Erstellt der Kunde ein Versandetikett, übermitteln wir an den gewählten Versanddienstleister Name bzw. Firma, Ansprechpartner, Adresszusatz, Anschrift und – falls hinterlegt – die E-Mail-Adresse des Empfängers (für die Zustellbenachrichtigung des Versanddienstleisters) sowie die Absenderadresse (bei UPS mit der Telefonnummer des Absenders), Gewicht, Produkt und eine Auftragsreferenz; bei Sendungen in Länder außerhalb der EU zusätzlich die für die Zollabwicklung nötigen Angaben (Warenbeschreibung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Wert sowie, falls hinterlegt, Telefonnummer und bei Geschäftskunden die USt-IdNr. und EORI-Nummer des Empfängers); vom Versanddienstleister erhalten wir Sendungsnummer, Etikett und Sendungsstatus. Bei einem Retourenetikett übermitteln wir die Anschrift des Endkunden als Absender. Hat der Endkunde im Shop eine Abholstelle (z. B. DPD Paketshop) gewählt, speichern wir deren Kennung am Auftrag und übermitteln sie dem Versanddienstleister. Bei DHL und UPS läuft die Übertragung über die Schnittstelle von SJ Works, bei DPD mit den Zugangsdaten des Kunden; abgerechnet wird jeweils über das eigene Kundenkonto des Kunden beim Versanddienstleister. Für UPS meldet sich der Kunde mit seinem UPS-Konto an; die dabei ausgestellten Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt und löschen sie beim Trennen. Die Versanddienstleister verarbeiten die Sendungsdaten zur Beförderung in eigener Verantwortung als Dienstleister des Kunden. UPS gehört zu einem Konzern mit Sitz in den USA; eine Verarbeitung von Sendungsdaten dort ist möglich. Darüber informiert UPS in seinen eigenen Datenschutzhinweisen.
• Kontoauszüge und Zahlungsabgleich: Lädt der Kunde Kontoauszüge seiner Geschäftskonten hoch (CAMT-Dateien), speichern wir die Originaldatei und die einzelnen Umsätze: Buchungsdatum, Betrag, Name und IBAN des Zahlers bzw. Empfängers, Verwendungszweck sowie Mandats- und Bankreferenz. Das betrifft auch Privatpersonen, die an den Kunden zahlen. Zweck ist der Abgleich der Zahlungen mit den Rechnungen und die Buchführung des Kunden. Kontoauszüge sind Buchungsunterlagen des Kunden und werden während der Vertragslaufzeit nicht gelöscht oder verändert. Richtet der Kunde den Abruf per EBICS ein, holen wir die Kontoauszüge auf Grundlage seiner EBICS-Vereinbarung mit seiner Bank dort ab (täglich und auf Knopfdruck). Dafür speichern wir die EBICS-Zugangsparameter (Bank, Kunden- und Teilnehmerkennung) und die für den Kunden erzeugten Schlüssel verschlüsselt. Wir nutzen ausschließlich Auftragsarten zum Abholen von Kontoinformationen; Zahlungen lösen wir nicht aus. Die Bank ist Dienstleister des Kunden.
• Dateiabruf von Kunden-URLs: Hinterlegt der Kunde in einem Importprofil die Adresse einer Datei (z. B. eine Preis- oder Bestandsliste seines Lieferanten), ruft unser Server diese Datei von dort ab und importiert sie. Der Anbieter dieser Adresse sieht dabei die IP-Adresse unseres Servers. Die Adresse – einschließlich eines darin enthaltenen Zugangsschlüssels – speichern wir in der Datenbank des Kunden, dazu die Protokolle der letzten 20 Abrufe. Adressen in internen oder privaten Netzen rufen wir nicht ab.

13a. SJW Shipping

Mit SJW Shipping erstellt der Kunde Versandetiketten für Lieferscheine aus seiner JTL-Wawi. Wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 1, AVV). Dafür lesen wir offene Lieferscheine und die Lieferanschrift live aus der JTL-Wawi des Kunden und übermitteln sie zur Erstellung des Etiketts an den vom Kunden gewählten Versanddienstleister (DHL, DPD oder UPS, wie in Abschnitt 13 beschrieben), bei Sendungen außerhalb der EU zusätzlich Zollangaben (Warenbeschreibung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Wert; falls hinterlegt Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie bei Geschäftskunden die USt-IdNr. und EORI-Nummer des Empfängers, soweit der Versanddienstleister sie für die Zollabwicklung verlangt). Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Empfängers übermitteln wir sonst nur, wenn der Versanddienstleister sie für die Zustellbenachrichtigung braucht und der Kunde das eingestellt hat. Die Anschrift speichern wir nicht; gespeichert werden Lieferscheinnummer, Sendungsnummer, Versanddienstleister, Land, Postleitzahl, Gewicht und die Etiketten (auch zu einer Druckdatei zusammengefasst) sowie im Sendungsprotokoll die E-Mail-Adresse des Nutzers, der das Etikett erstellt hat. Lehnt der Versanddienstleister ein Etikett ab, speichern wir seine letzte Fehlermeldung (sie kann Postleitzahl und Ort nennen) zur Fehlersuche, bis das Etikett erstellt ist, höchstens 30 Tage. Schaltet der Kunde es ein, schreiben wir Sendungsnummer, Versanddatum und Versandstatus in seine JTL-Wawi zurück; die Versandbestätigung an den Endkunden versendet dann gegebenenfalls die JTL-Wawi des Kunden nach dessen Einstellungen.

14. Empfänger und Hosting

Daten aus Ihren Apps (JTL-Wawi, Produkte, Lieferanten) verlassen die EU/den EWR nicht. Für die Zahlungsabwicklung kann Stripe Daten an verbundene Unternehmen in den USA übermitteln; Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Bei Zahlung per PayPal ist zusätzlich PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, als eigener Verantwortlicher beteiligt. Nutzt der Kunde im SJW ERP den Versand mit UPS, können Sendungsdaten durch UPS in den USA verarbeitet werden (Abschnitt 13). Weitere Dienstleister nehmen wir nur nach Ankündigung auf. Richtet der Kunde in einer App einen Schnittstellen-Zugang für einen von ihm beauftragten Dienstleister ein (z. B. in SJW PIM zum Abruf von Produktdaten), erhält dieser nur die Daten, die der Kunde für diesen Zugang freigibt; er ist Dienstleister des Kunden, nicht von SJ Works.

15. Speicherdauer

• Konto- und Firmendaten: bis zur Löschung des Kontos bzw. bis 30 Tage nach Vertragsende.
• Konten ohne Firma (z. B. Anmeldung mit Google ohne abgeschlossene Registrierung): 30 Tage nach Anlage bzw. letzter Anmeldung.
• Registrierungen auf der Warteliste: bis zur Freischaltung; abgelehnte sofort, nie freigeschaltete nach 12 Monaten.
• Audit-Log: 12 Monate.
• Server-Protokolle: bis zum Überschreiben durch die Rotation (Abschnitt 4).
• Reichweitenmessung: 13 Monate; der tägliche Zufallswert für die Besucherzählung höchstens 2 Tage.
• Feedback: Bilder 180 Tage, Text mit Rückfragen und Antworten sowie E-Mail-Adresse 24 Monate (vorher löschbar, solange nicht abgeschlossen; mit der Löschung der Firma bzw. des eigenen Kontos sofort).
• Shopify-Zugangsdaten der App „SJW Connector“: bis zur Deinstallation; das Erneuerungstoken verfällt bei Shopify spätestens nach 90 Tagen ohne Erneuerung.
• Importprofile im SJW ERP: Adresse bis zur Löschung des Profils, Abrufprotokolle der letzten 20 Läufe.
• Aufträge und Endkundendaten im SJW ERP (auch aus Shopify): nach Vorgabe des Kunden, längstens bis 30 Tage nach Vertragsende (zuvor erhält der Kunde einen Gesamtexport, siehe Rückgabe-Export); Rechnungen bewahrt der Kunde nach den gesetzlichen Fristen auf.
• Anonymisiert der Kunde einen Endkunden im SJW ERP, bleiben dessen Belege nach den gesetzlichen Fristen erhalten; aus seinen Stammdaten bleiben nur Kunden- und Debitorennummer sowie Land und Postleitzahl für Auswertungen.
• Kontoauszüge und Bankumsätze im SJW ERP: nach der im SJW ERP eingestellten Frist (mindestens 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres), längstens bis 30 Tage nach Vertragsende; zuvor erhält der Kunde sie im Rückgabe-Export.
• Zugriffstoken für UPS im SJW ERP: bis zum Trennen der Verbindung.
• EBICS-Zugangsparameter und -Schlüssel im SJW ERP: bis zum Trennen der Verbindung bzw. bis zur Löschung der Daten des SJW ERP.
• Versandetiketten in SJW Shipping (auch zusammengefasste Druckdateien): 30 Tage; in den Datensicherungen bis zu 14 Tage länger.
• Sendungsprotokoll in SJW Shipping (ohne Name und Anschrift): 2 Jahre; längstens bis 30 Tage nach Vertragsende.
• Fehlermeldungen der Versanddienstleister in SJW Shipping: bis das Etikett erstellt ist, höchstens 30 Tage.
• Gekoppelte Geräte in SJW Warehouse: bis der Kunde die Kopplung beendet, spätestens nach 180 Tagen ohne Nutzung (automatische Entkopplung); entkoppelte Geräte-Einträge löschen wir nach 90 Tagen. Die Cookies verfallen nach 180 Tagen.
• Belegbilder in SJW Taxes: solange der Kunde SJW Taxes nutzt, längstens 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Belegdatums; nach dem Ende von SJW Taxes löschen wir sie spätestens nach 30 Tagen, zuvor kann der Kunde sie als ZIP abrufen. Die gesetzliche Aufbewahrung der Belege liegt beim Kunden.
• Rückgabe-Export einer beendeten App (verschlüsselt, nur für die Administratoren der Firma abrufbar): bis zur Löschung der Daten der App, spätestens 30 Tage nach Vertragsende; verzögert sich die Bereitstellung aus technischen Gründen, entsprechend später, mindestens 14 Tage nach Bereitstellung.
• Nachweise der Zustimmung zu AGB und AVV (einschließlich gekürzter IP-Adresse): bis zur Löschung der Firma; danach bewahren wir sie mit Firmenname und E-Mail-Adresse des Zustimmenden zum Nachweis bei möglichen Rechtsstreitigkeiten noch 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Löschung auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Löschen Sie Ihr eigenes Konto, bleibt Ihre E-Mail-Adresse aus demselben Grund in den Nachweisen der Zustimmungen, die Sie für Ihre Firma erteilt haben, und wird mit ihnen gelöscht; für andere Zwecke verwenden wir sie nicht mehr.
• An Dropshipping-Lieferanten übermittelte Dateien: 90 Tage.
• Protokoll der System-E-Mails: 90 Tage.
• Änderungsprotokoll in SJW ERP (wer wann was geändert hat; bei Exporten Person, Zeitpunkt, Art, Format und Anzahl, ohne Inhalte): nach der im SJW ERP eingestellten Frist, standardmäßig 2 Jahre, belegbezogene Einträge mindestens 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
• Änderungsprotokoll in SJW PIM (Produkt- und Preisänderungen mit Name des Bearbeiters, Zeitpunkt sowie altem und neuem Wert) und Import-Protokolle in SJW PIM (mit Kennung des importierenden Mitarbeiters): 3 Jahre.
• Bestätigungs- und Passwort-Links: je nach Zweck 1 bis 48 Stunden, danach unbrauchbar und gelöscht.
• Datensicherungen: höchstens 30 Tage nach der Löschung der Daten.
• Nicht angenommene Einladungen: 30 Tage nach Ablauf.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Zahlung (§ 147 AO, § 257 HGB); danach entfernen wir den Kundennamen aus unseren Abrechnungsdaten.

16. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Export und Löschung Ihres Kontos können Sie selbst unter „Konto → Datenschutz“ auslösen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Eine formlose Nachricht an hello@sjworks.de genügt.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.